הרבה אנשים שמסיימים קורס הפקת אירועים,
מתחילים להפיק אירועים ומגיעים ליום האירוע עצמו, אך לא יודעים איך להפיק את האירוע בשטח, כלומר איך לנהל אירוע.
לכן, ריכזתי כאן את כל מה שצריך לעשות לקראת היום הגדול ובזמן ניהול האירוע.
אחרי שתכננתם את כל הפקת האירוע ואת כל מה שלמדתם בקורס הפקת אירועים, זה ה- Money time!!!
בין אם זה הפקת חתונה, הפקת בר מצווה/ בת מצווה, הפקת אירוע עסקי, הפקת נופשים, הפקת פסטיבלים ועוד,
חשוב שתדעו כיצד להתנהל כמה ימים לפני ובזמן ניהול האירוע.
אתחיל במה שקורה קצת לפני האירוע עצמו,
במה שנקרא "דף הפקה".
דף הפקה זה דף סיכום שאיתו אתם מגיעים לאירוע או להפקה.
בדף ההפקה אתם רשומים בו את כל הפרטים החשובים בזמן האירוע
והוא יעזור לכם להגיע מוכנים לחתונה או לאירוע העסקי ולא לשכוח כלום.
איך מכינים דף הפקה ומה מכניסים בו?
לו״ז האירוע:
כולל לו״ז הקמות אם מדובר על אירוע עם הקמות מורכבות.
רשימת ריהוט וסקיצת האירוע:
עד הפרטים הקטנים ביותר הרשומים בהסכם מול הספקים.
טבלה עם הטלפונים של כל ספקי האירוע:
אנשי הקשר של הספקים שמגיעים לאירוע, שעות ההגעה של כל ספק באירוע, הערות קשורות, למשל אם הוא התחייב למנות צמחוניות / טבעוניות (יש לרשום את זה מסודר בהערות של הספק).
תפריט האירוע:
חשוב להכניס את תפריט האירוע, שתוכלו לוודא שכל מה שסגרתם עם הקייטרינג או האולם מראש, באמת יוגש בזמן האירוע וגם כדי שכל עובדי ההפקה ידעו.
מיתוגים:
יש לרשום את המיתוגים שיהיו באירוע ואיפה ממקמים אותם, בעיקר חשוב שתוכלו להביא את זה לאנשי תפעול על מנת שבזמן ההקמות יוכלו להקים אותם בלי להיעזר בכם.
הערות לעצמכם:
מה עוד נותר פתוח? מה אתם צריכים להביא שלא תשכחו לפני היציאה? וכל דבר שיעזור לכם שלא תשכחו בזמן אמת.
יום לפני האירוע עושים טלפונים לכל הספקים לוודא שכל מה שהוזמן יהיה באירוע,
לוודא שעת הגעה ולשאול מי מטעמם יגיע לאירוע ולקחת את הטלפון ולהכניס לדף הפקה.
אחרי שהבנו איך מכינים דף הפקה לקראת הפקת האירוע וניהולו בשטח,
זה הזמן לצאת לנהל את האירוע!
- חשוב להיות בשטח לפני שכל הספקים מגיעים.
- חשוב לוודא שכולם מגיעים בזמן ושכולם מתמקמים בדיוק איפה שהם אמורים להיות.
- לאט לאט יגיעו הספקים, בתקווה, בשעות שקבעתם איתם מראש.
- לבדוק עם הספקים שהם מספקים את מה שהם התחייבו.
- ניתן לבקש להגיד כמה מילים בזמן התדרוך של הקייטרינג.
- מומלץ להעביר תדרוך לצוות ההפקה שלכם ולחלק מהספקים (תלוי באירוע).
- חשוב להראות אסרטיביות וביטחון עצמי.
- חשוב שהלקוח ירגיש שיש שליטה גם אם יש איזשהו בלת"ם, כל הדברים של "מאחורי הקלעים" צריכים להיות בשקט מול הספקים ולא ליד הלקוחות וקהל האירוע.
- יש לנהל את כל הספקים ולדאוג שכולם עובדים כמו שאנחנו מצפים מהם.
- לוודא שכל הספקים עומדים בסטנדרטים ובזמנים שנקבעו.
- בסיום האירוע לי אישית חשוב לעבור ולהגיד תודה לכל הספקים והעובדים שלהם.
שיהיה אירוע מוצלח ולא לשכוח להרים לחיים עם הלקוח וצוות ההפקה בסיומו.
מיכל גיסינגר – "גיסי – המרכז ללימודי הפקת אירועים"